home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Chip 1996 April / CHIP 1996 aprilis (CD06).zip / CHIP_CD06.ISO / hypertxt.arj / 9305 / GROUPW2.CD < prev    next >
Text File  |  1995-04-15  |  13KB  |  228 lines
  1.           @VAlakuló csoportszoftverek@N
  2.           
  3.           @VA Groupware `92 újdonságai@N
  4.           
  5.           Vitaelemzések,    döntések   elôkészítése,   munkafolyamatok
  6.           szervezése  -- a nemrég lezajlott elsô nagy csoportszoftver-
  7.           (groupware-)konferencián      bemutatott     programok     a
  8.           csoportmunka     számítógépes    támogatásának    (workgroup
  9.           computing) új korszakát harangozzák be.
  10.           
  11.           
  12.           
  13.           
  14.           Néha  megtévesztô  az elsô benyomás. A reklámok elcsábította
  15.           kíváncsiskodók,  akik  elmennek megnézni a csoportszoftverek
  16.           újdonságait,  gyakran  csalódottnak  érzik  magukat:  az  új
  17.           palackban  régi  bor  van.  Miután  egy  pillantást vetünk a
  18.           segítséget   nyújtó   szoftverre,   gyakran   az   az   elsô
  19.           benyomásunk,  hogy  a  csoportszoftverek  alapjában véve nem
  20.           mások,  mint az elektronikus postarendszer (electronic mail)
  21.           továbbfejlesztett  változatai  -- de nagyot tévedünk, ha így
  22.           ítéljük meg.
  23.           
  24.           A  csoportszoftverek  ugyan  az  E-mailt  használják  mint a
  25.           helyi   hálózatokon  belüli  fô  szállítóeszközt,  de  ennél
  26.           sokkal  többet  nyújtanak.  Az, hogy mire képesek, és milyen
  27.           irányban  halad  a  fejlôdés,  kiderült  a  kaliforniai  San
  28.           José-ban    rendezett    Groupware   `92   konferencián,   a
  29.           kereskedelmi     munkacsoport-alkalmazások     elsô     nagy
  30.           összejövetelén.
  31.           
  32.           A     különbözô    felhasználási    területeken    háromféle
  33.           csoportszoftver    került    elôtérbe:   a   csoportütemezôk
  34.           (groupscheduler),   amelyek   a  dolgozók  idôbeosztását  és
  35.           munkaeszközeik  elosztását  tervezik  meg,  a munkairányítók
  36.           (workflow   programok),   amelyek  a  munka  menetét  és  az
  37.           információáramlást        irányítják,       valamint       a
  38.           ""konferencia-rendszerek",  amelyek  az  idôbeli  és térbeli
  39.           korlátokat   áthidalva   lehetôvé   teszik   és  vezérlik  a
  40.           csoportos megbeszéléseket.
  41.           
  42.           
  43.            @VCsoportütemezôk@N
  44.           
  45.           Aki  már  szervezett olyan konferenciát, amelyen egy nagyobb
  46.           vállalat  különbözô  ágazatainak  dolgozói  vettek részt, az
  47.           ismeri  a problémát: már szinte az is lehetetlen, hogy olyan
  48.           idôpontot   találjon   az  ember,  ami  minden  résztvevônek
  49.           megfelel.   Ha   végre   megvan  az  idôpont,  akkor  minden
  50.           résztvevôt  értesíteni  kell,  s  be  kell  szerezni tôlük a
  51.           részvételi  szándékot  megerôsítô  papírt.  Ha a konferencia
  52.           helyszíne  valami  miatt  megváltozik, akkor szinte biztosra
  53.           vehetô,   hogy   legalább   egy   résztvevô  nem  értesül  a
  54.           változásról,  és  más idôpontban, más helyen jelenik meg. Az
  55.           ilyen  és  hasonló  problémákat  hivatottak kézben tartani a
  56.           csoportütemezôk, például a Futurus cég Teamje.
  57.           
  58.           A  Teamben  szereplô  minden  dolgozó  kap egy egyéni és egy
  59.           közös  naptárt,  amelynek  segítségével  megtervezhetô  több
  60.           személy  találkozója.  A  Futurus  Team grafikusan ábrázolja
  61.           az  egyes dolgozók szabadidejét, és automatikusan megállapít
  62.           egy   olyan  idôpontot,  amely  mindenkinek  megfelel,  vagy
  63.           legalább  olyant,  amelyben  a  legkevesebb  az  átfedés, az
  64.           idôbeli  konfliktus.  A  találkozóért felelôs személy azután
  65.           az  egérrel  rögzíti  az  idôpontot.  A  Team  ezt  követôen
  66.           E-mailen  keresztül  automatikusan  értesíti a résztvevôket,
  67.           az  idôpontot bejegyzi az egyéni naptárukba, és felkéri ôket
  68.           részvételi szándékuk megerôsítésére.
  69.           
  70.           Az  idôbeosztás-kezelô  funkciókon  kívül a Team még egy sor
  71.           más  funkciót  is kínál. Ilyen többek között az elektronikus
  72.           levelezés  és  a  telefonüzenetek,  tennivalók  listája.  Az
  73.           ilyen,      ütemezônek      (scheduler)      is     nevezett
  74.           idôbeosztás-kezelô    programnál    kissé   szokatlanok   az
  75.           adatátviteli  funkciók,  és  a  csevegés  lehetôsége (online
  76.           chat  --  billentyûn  és  képernyôn  keresztüli  párbeszéd a
  77.           hálózat egy másik résztvevôjével).
  78.           
  79.           A  csoportütemezôk megkönnyítik a csoportos munka egy csomó,
  80.           idôbeosztással  kapcsolatos problémáját, de van egy alapvetô
  81.           hibájuk.  Ha  nem használja minden munkatárs folyamatosan és
  82.           következetesen  a  rendszert,  akkor  az  elôbb  vagy  utóbb
  83.           összeomlik.  A  személyes  bejegyzéseket  ugyanúgy állandóan
  84.           frissíteni    kell,    mint   a   menet   közben   felmerülô
  85.           változtatásokat.
  86.           
  87.           
  88.            @VKonferencia-programok@N
  89.           
  90.           A  csoportszoftverek  nemcsak  a megbeszélések szervezésében
  91.           nyújtanak   segítséget.  Segítségükkel  el  is  kerülhetô  a
  92.           személyes  résztvétel a helyhez és idôhöz kötött, megterhelô
  93.           konferenciákon.   Ehelyett   a   megbeszélések  számítógépes
  94.           hálózaton  (helyi  és  távolsági  hálózatokon -- LAN és WAN)
  95.           vagy     telefonon     keresztül     folynak.    Az    ilyen
  96.           konferenciarendszerek  képesek helyettesíteni a szervezôket,
  97.           lebonyolítani   a   vitákat   és   végül  olyan  elemzéseket
  98.           készíteni, amelyek konszenzushoz segítik a résztvevôket.
  99.           
  100.           A  Collaborative  Technologies  cég Visionquest programja is
  101.           rendelkezik   mindezekkel   a  lehetôségekkel.  Egy  tipikus
  102.           Visionquest-konferencia  a  napirend bemutatásával kezdôdik,
  103.           amit  a találkozó szervezôje elôzetesen kidolgoz. A szervezô
  104.           közreadja  az  egyes  vitapontokat, ezután a hozzászólásokat
  105.           le  lehet  adni a névtelen kommentárkártyákon, amiket minden
  106.           résztvevô  elolvashat.  Szükség  esetén  végre lehet hajtani
  107.           egy   elektronikus  ötletvihart  (brain-storming),  amelynek
  108.           során a program strukturálja és rendszerezi az ötleteket.
  109.           
  110.           A  javaslatokban  azután  majd  megállapodnak  a résztvevôk.
  111.           Számos  eljárásmód  közül  lehet  választani:  többek között
  112.           lehetséges  egy  sorrend  meghatározása,  korlátozott  számú
  113.           alternatíva   kiválasztása,   pontozás   vagy  egy  egyszerû
  114.           igen/nem   szavazás.   A   szavazás   titkos.  A  résztvevôk
  115.           képernyôjén   megjelenik  a  leadott  szavazatok  átlaga,  a
  116.           hiányzó szavazatok (tartózkodások) száma.
  117.           
  118.           A  Visionquest-konferenciákon  nem  feltétlenül  szükséges a
  119.           szervezô  jelenléte.  Ilyenkor  minden résztvevô tetszôleges
  120.           sorrendben dolgozza fel a napirendi pontokat.
  121.           
  122.           
  123.            @VHatékonyabb vita@N
  124.           
  125.           A    konferenciarendszerek    által   szervezett   csoportos
  126.           megbeszélések   hatékonyabban   folytathatók   le,   mint  a
  127.           közvetlen  viták, feltéve, hogy a résztvevôk eléggé jártasak
  128.           a  rendszer kezelésében. A rendszer strukturált eljárásmódja
  129.           ugyanis garantálja a résztvevôk esélyegyenlôségét.
  130.           
  131.           A  hozzászólások  és a szavazás titkosságának köszönhetôen a
  132.           rendszer   olyan   hangulatjelentést   tud  adni,  amit  nem
  133.           befolyásolnak   az   emberi   indulatok  és  elôítéletek.  A
  134.           távolsági        hálózatokban        (WAN)       alkalmazott
  135.           konferencia-rendszerek,     amelyek    résztvevôi    más-más
  136.           városokból  kapcsolódnak  be,  ezenkívül  utazási  költséget
  137.           takarítanak  meg,  és kiküszöbölik az idôzónák eltérését. Az
  138.           átfogó  konferenciákat  többnyire  nem  lehet ""egy ülésben"
  139.           lebonyolítani,  mivel  a hozzászólások a Föld körül többször
  140.           kicserélôdnek.  Az  ismerôs  kollégák rutintalálkozói esetén
  141.           azonban   a  konferenciarendszerek  jól  helyettesíthetik  a
  142.           repülôutat.
  143.           
  144.           A  szociálpszichológia  a  hagyományos  szervezési formákban
  145.           elsôsorban   a   döntési  folyamatok  eredménycentrikusságát
  146.           kritizálja.   Elvész   az   alapvetô   vita-  és  döntéshozó
  147.           folyamatok  dinamikája,  elvesznek  azok  a megfontolások és
  148.           érvek, amelyek a legjobb döntéshez vezetnének.
  149.           
  150.           De éppen ezek a ""puha" információk kellenek ahhoz,
  151.           hogy  értékelni  és irányítani lehessen a szervezeten belüli
  152.           folyamatokat.   Eddig  nem  volt  lehetôség  az  úgynevezett
  153.           tanuló    szervezetek    kialakítására,   mivel   túlságosan
  154.           költséges  lett  volna  figyelemmel  kísérni  a  döntéshozás
  155.           hatékonyságát.     Most    a    számítógépek    segítségével
  156.           gazdaságilag   elôször   vált   lehetôvé   a  vitafolyamatok
  157.           ábrázolása, strukturálása és elemzése.
  158.           
  159.           Ilyen,   a   viták   feljegyzésére  és  elemzésére  szolgáló
  160.           rendszer   a   Corporate   Memory   Systems  cég  CM/1-e.  E
  161.           csoportprogram   kommunikációs  médiumként  mûködik  a  vita
  162.           résztvevôi   között,   akik   hozzászólásaikat  bevihetik  a
  163.           rendszerbe,  és  elhelyezhetik ôket a többi mellé a grafikus
  164.           kijelzôn.  A  CM/1  különbséget  tesz  a kérdésfeltevések, a
  165.           kérdésekkel   kapcsolatos   állásfoglalások,   és  az  egyes
  166.           állásfoglalások melletti érvek és ellenérvek között.
  167.           
  168.           A  hozzászólások  begépelése nem idôhöz kötött, és általában
  169.           megosztva  történik. A problémaleírás grafikus megjelenítése
  170.           érthetôvé  teszi  a feltevéseket és a döntési folyamat alatt
  171.           levont  következtetéseket.  A CM/1 fô alkalmazási területe a
  172.           bonyolult  és  dinamikusan változó problémák, amiket gyakran
  173.           csak a megoldással együtt lehet tökéletesen megérteni.
  174.           
  175.           Jelenleg  a CM/1 legfôbb felhasználási helye a Kelet-nyugati
  176.           Tanulmányok   Központja.   New   Yorkban  és  Prágában  arra
  177.           használják  a  CM/1-et,  hogy  stratégiákat dolgozzanak ki a
  178.           szocialista      tervgazdaságok      piacgazdaságra     való
  179.           átállítására.
  180.           
  181.           
  182.            @VMunkairányítók@N
  183.           
  184.           A   csoportszoftverek  az  idô-  és  munkaeszköz-beosztáson,
  185.           vitairányításon   kívül   az   egyes   szervezeteken  belüli
  186.           munkafolyamatok  és  információáramlás  automatizálására  is
  187.           használhatók.
  188.           
  189.           E  kategória  egyik  képviselôje  a  Reach  Technologies cég
  190.           Workman  programja.  A  Workmannel  nemcsak  puszta szöveges
  191.           üzeneteket  lehet  kicserélni, hanem olyan E-mail-formulákat
  192.           is  lehet  tervezni,  amelyek  a  Microsoft Windows grafikus
  193.           beviteli  elemeibôl  állnak.  E  formulák  a  Workman  saját
  194.           programozási    nyelvén    adhatók   meg,   és   dinamikusan
  195.           változhatnak.  A  konzisztencia-ellenôrzések megakadályozzák
  196.           a  hibás  begépelést,  és a bevitt szövegtôl függôen további
  197.           formularészletek jelennek meg.
  198.           
  199.           A  formulákhoz  ezenkívül fontos állapotokat lehet rendelni,
  200.           mint  például  a  ""teljesen  tele" vagy az ""engedélyezve",
  201.           valamint  -- a formula tartalmától és állapotától függôen --
  202.           címzetteket.  A  folyamat  alapelemei  a  szerepek,  amelyek
  203.           konkrét   személyeket   helyettesítenek  az  egyes  kezelési
  204.           folyamatokban.  A  központi  szerep-könyvtár felvilágosítást
  205.           nyújt  arról, hogy a feladóval kapcsolatos melyik személynek
  206.           mi a szerepe.
  207.           
  208.           Az   egyik  lehetséges  alkalmazás  például  az  elszámolási
  209.           csekkek    központi   megjelenítésének   automatizálása   az
  210.           osztályok  és  projektcsoportok  számára.  E célra a Workman
  211.           egy  formulát tervez, amely feljegyzi az általános adatokat,
  212.           és   egy   projekt   csekk-kérvénye  esetén  megjelenít  egy
  213.           kiegészítô  formulát,  amely  további  adatokat kérdez le. A
  214.           csekk-kérvényt  elôször  a  költségvetésért  felelôs személy
  215.           írja  alá.  Ha  az  összeg túllép egy meghatározott keretet,
  216.           akkor még a felettesének is ellenjegyeznie kell.
  217.           
  218.           A    munkairányítók    lehetôségei    kétségtelenül   messze
  219.           meghaladják    a    hagyományos   E-mail   lehetôségeit.   A
  220.           rutinfeladatok   munkafolyamatainak  automatizálása  azonban
  221.           szisztematikus    elômunkálatokat    igényel.    Továbbá   a
  222.           személyzeti  és  a  szervezeti  struktúrában  is  folyamatos
  223.           változtatásokat  kell  végezni.  A ráfordított munka azonban
  224.           garantálja   a   feladatok  biztonságos  lebonyolítását,  és
  225.           fokozza a vállalat reakcióképességét.
  226.           
  227.           @KMichael P. Wagner@N
  228.